Comment organiser les choses sur le bureau pour devenir plus productif

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Avant de lire cet article, jetez un coup d’œil à votre lieu de travail. Probablement, ici, vous passez environ 8 heures par jour du lundi au vendredi et vous vous demandez à peine « comment les objets autour de moi affectent-ils la performance? ». Le fait est que l’homme moderne a accès à de nombreux accessoires qui devraient aider à organiser le flux de travail.

Nous collons des autocollants avec des rappels, plaçons des documents dans des chemises spéciales et prenons des notes avec des feutres de couleur. Nous semblons utiliser tous les outils disponibles aux fins prévues, mais nous parvenons tout de même à «creuser» les affaires. Bien sûr, beaucoup dépend de votre capacité à planifier correctement votre temps de travail, mais la manière dont vous organisez l’espace sur votre bureau n’est pas moins importante.

Des études montrent qu’une personne perd en moyenne une heure par jour à cause de la désorganisation. En même temps, les gens sont terriblement agacés quand ils ne peuvent pas trouver quelque chose. Mais pour rétablir l’ordre, cela prend beaucoup moins de temps.

Les règles pour organiser le bureau

C’est ainsi que les experts recommandent d’organiser un espace de travail afin d’optimiser la productivité.

Règle 1. Organiser tout correctement

Le moniteur doit être à la hauteur des yeux et à une distance de 43 à 45 cm de vous.

Placez des objets fréquemment utilisés, tels qu’un téléphone ou des fournitures de bureau, sur le côté de la main dominante. C’est pratique: pas besoin de tendre la main et de tout casser.

Règle 2. Utilisez les articles de papeterie rationnellement

Avez-vous vraiment besoin de 10 stylos, d’un massicot et d’une agrafeuse chaque jour? Ne gardez sur la table que les articles de papeterie que vous utilisez quotidiennement. Remplissez le reste dans un étui à crayons et mettez-le sur la table, ou plutôt quelque part au loin.

Règle 3. N’en faites pas trop avec des objets personnels

Il est important de maintenir un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle sur le lieu de travail. C’est difficile.

Les photos de famille, les souvenirs du repos et d’autres plaisantes bagatelles réchauffent l’âme et rehaussent votre humeur pendant la journée de travail. Cependant, des choses trop mémorables qui provoquent une tempête de souvenirs, trop distrayantes.

Le regard glisse sur les objets et le cerveau traite les informations, même si nous n’en sommes pas conscients.

Règle 4. Utilisez des autocollants pour les notes sans fanatisme

Tiller le moniteur avec des morceaux de papier multicolores, comme un tableau d’affichage, n’est ni utile ni productif.

Quand les rappels sont trop nombreux, ils sont inutiles. Soyez modéré – mettez des autocollants avec des rappels importants à court terme uniquement

Règle 5. Laisser un espace libre pour la paperasserie

Parfois, le bureau est tellement chargé qu’il n’y a pas d’endroit où signer ou créer un document à la main.

Laissez a droit ou à gauche (selon que vous soyez droitier ou gaucher) de place libre. Pas nécessairement grand – un rectangle de 30 × 40 cm suffit pour la paperasse.

Règle 6. Rationalisez les flux de travail

Ne gardez pas sous la main des documents qui ne sont pas pertinents pour le travail en cours. Le chaos s’ensuit lorsque la table est jonchée de papiers sur les projets précédents, passés, présents et futurs. Pour éviter cela, les experts recommandent de regrouper les documents dans des dossiers:

important et urgent;

urgent et sans importance;

important et non urgent;

non urgent et sans importance.

Stockez ces dossiers dans un organiseur spécial et non empilés les uns sur les autres pour simplifier le flux de travail.

Règle 7. Rétablir l’ordre le plus souvent possible

Pour la plupart des gens, le désordre agit négativement, réduisant la concentration et la productivité. Demandez-vous régulièrement si tous les éléments sont à leur place sur votre bureau? Même si une personne ne remarque pas le désordre, elle l’affecte quand même.

Les objets nécessaires pour mieux organiser l’espace de travail

Donc, avec les règles de base, tout est clair, alors nous allons examiner ce qui devrait idéalement être placé sur le bureau.

Planificateur

Vous n’avez pas besoin d’avoir une connaissance approfondie de la gestion du temps pour comprendre qu’une bonne planification est un outil important pour un travail efficace. Le développement de la technologie remplace rapidement les agendas en papier utilisés au quotidien. Un nombre croissant de personnes préfèrent des applications spéciales. Mais il reste un pourcentage considérable de ceux qui, à l’ancienne, rédigent une liste de leurs travaux et réunions sur papier. Si vous êtes l’une de ces personnes, placez l’agenda dans le coin le plus à droite de vous. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de garder des informations supplémentaires dans votre tête ou de fouiller dans une pile de papier afin de « repérer » les cas planifiés.

Avec le bon emplacement du planificateur, il vous suffit de jeter un coup d’œil et d’actualiser le plan d’action. La liste des tâches que vous avez constamment en tête servira de motivation supplémentaire pendant la journée.

Sous-main

Récemment, les sous-mains sur la table sont devenues très populaires. Un tapis sur la table protège non seulement sa surface des ébréchures et des rayures, mais décore également le lieu de travail. Les meilleurs sous-mains de bureau sont en cuir. Le sous-main sur la table peut non seulement protéger, mais aussi organiser le lieu de travail – toutes les objets nécessaires seront désormais disponibles.
Des autocollants

Les autocollants sont l’assistant préféré du personnel de bureau. Des morceaux de papier brillant collés sur le moniteur servent de feuilles de triche qui vous rappellent des tâches importantes. Cependant, pour avoir un bénéfice – ils doivent être utilisés très dosés. S’il y a beaucoup d’autocollants, ils ne fonctionnent pas. Par conséquent, n’écrivez que des tâches importantes à court terme et jetez-les dès que le travail est terminé.

Plateau de documents

Certains conservent les documents sous forme électronique, d’autres – stockent des impressions de documents importants. Pour ne pas creuser de morceaux de papier, sélectionnez ceux qui sont associés aux projets en cours. Rangez-les dans un plateau à documents spécial. Il est préférable de le placer dans le coin le plus à gauche de la table.

Les documents qui ne sont pas utiles dans un avenir proche – triez et pliez ces documents dans le tiroir de la table. Souvent, les employés de bureau stockent le papier au cas où «ils en auraient soudainement besoin». Afin de ne pas encombrer le tiroir de la table – numérisez des documents et enregistrez-les sur l’ordinateur.